¿Cómo crear una Intranet para tu empresa en WordPress?

A medida que tu empresa crezca, necesitarás una mayor estructura organizativa y es entonces cuando surge la necesidad de elaborar un mapa de procesos. También se recomienda que si una empresa tiene empleados que trabajan en equipo, la dirección asigne primero las responsabilidades a nivel individual antes de pasar a asignar los objetivos de grupo o equipo. Dado que el mapeo de procesos es mucho más que la mera creación de funciones y responsabilidades, suele implicar la determinación de objetivos empresariales, creación de equipos, entre muchas otras cosas.

Existen muchas formas de realizar todas estas tareas organizativas, pero una de ellas y la que te vamos a explicar hoy es con una intranet en WordPress. El software de intranet de WordPress es perfecto para las empresas que quieren facilitar el trabajo de sus empleados. Estos podrán realizar múltiples funciones en este entorno, como conectarse entre sí, compartir archivos y acceder a recursos importantes.

Para crear una intranet de WordPress no necesitas otro sitio web. Puedes disponer tanto del sitio web normal de cara al cliente como del de la intranet con el mismo tema de intranet de WordPress. Esto significa que el flujo de trabajo, los documentos y los debates no se dividen en dos o más interfaces de usuario diferentes.

Son muchas las ventajas de disponer de una intranet a nivel interno, pero el mayor beneficio de tener dicha intranet privada es el aumento de la productividad que experimentarán tus empleados y los equipos que designes. En este artículo te contamos todo lo que se necesita para tener una intranet privada en tu empresa y te proporcionaremos la información necesaria para que no te pierdas en el proceso. ¡Vamos allá!

Intranet de WordPress: ¿Qué es y qué beneficios tiene?

Una intranet es esencialmente un entorno único, privado y seguro en el cual tú y tu equipo podréis comunicaros y colaborar. Con la intranet o red interna adecuada podrás aumentar considerablemente la productividad, promover el trabajo en equipo y mejorar la transparencia en toda la empresa. Esta intranet también puede ayudar a mantener la privacidad y la seguridad de los datos, al tiempo que mantiene a todo el equipo al corriente de toda la información que necesitan saber. Y dicho esto, puede que te estés preguntando por qué es beneficioso destinar recursos a la adquisición de una intranet. Algunas de las ventajas que te puede aportar invertir en una intranet pueden ser las siguientes:

• Puede servir como canal de comunicación interno y privado entre tú y tu equipo para compartir información o noticias que sean confidenciales.
• Se puede estimular el espíritu de equipo entre los trabajadores, puesto que tienen la posibilidad de crearse perfiles, usar el tablero de mensajes o los muros de las diferentes redes sociales. Por lo que pueden interactuar y establecer relaciones entre ellos.
• Otra excelente funcionalidad es la de poder alojar documentos de la propia empresa de forma interna, así como archivos privados (nóminas, documentos del personal, códigos de conducta, etc.).
• También puede funcionar como un foro en el que los distintos participantes de la organización compartan ideas. De esta forma, se podrá compartir contenido de manera privada y dar la opinión acerca de ello antes de publicar nada en un sitio público.

Algo que debes considerar es que si tu empresa no supera los 5 empleados, una intranet no es un recurso necesario en absoluto. Conviene más esperar a que tu negocio crezca un poco más, puesto que una intranet es mejor para PYMES o empresas que tengan relaciones de dependencia con distintas asociaciones o colaboraciones. 

Las intranets de WordPress son simplemente una parte de WordPress de cualquier empresa que se ha decidido hacer privada principalmente para permitir el intercambio de información de la empresa y los recursos de TI entre los empleados. Dicha intranet se encuentra alojada en la propia platafroma de WordPress, razón por la cual podrás disfrutar de todas las ventajas de este CMS. Como propietario o propietaria de una empresa o gerente de TI, existe una gran variedad de posibilidades a la hora de mantener y customizar una intranet en WordPress, como es el caso de los miles de plugins con los que poder personalizar tu intranet.

Recuerda que esta red interna solo es accesible para los empleados mediante un inicio de sesión de modo que se crea un entorno seguro para compartir recursos informáticos como calendarios y cursos de formación, además de comunicaciones internas de perfiles del personal, noticias e intercambio de ideas, entre otras cosas. 

Configuración de la Intranet de WordPress

Aunque no está diseñado como software de intranet, WordPress tiene muchas de las características necesarias para gestionar un sitio de intranet de manera eficiente. Con los plugins adecuados y necesarios para tu empresa podrás lanzar tu propia intranet en WordPress de forma fácil y sencilla. Además, en esta entrada te explicamos cómo hacerlo para que no te pierdas en el proceso.

Existen dos formas a la hora de configurar una intranet de WordPress:

• XAMPP o WAMP: son dos programas de creación de localhost. Puedes utilizar esta modo de configuración para que los usuarios solo tengan acceso a la intranet únicamente cuando se encuentren en la propia oficina. 
• Plugins de WordPress: por otra parte, este modo de configurar la intranet sirve para que los trabajadores accedan a ella tanto dentro como fuera de la red interna o local. 

En este post te explicaremos cómo configurar tu sitio en WordPress para empezar a utilizar la intranet a través de dos plugins complementarios para esta acción: All-in-One Intranet y BuddyPress. Cada uno cumple una función, All-in-One Intranet será el encargado de ofrecerte todo lo que necesitas para disponer de una intranet, así como de restringir el acceso a usuarios ajenos. Por otro lado, BuddyPress te servirá para transformar tu sitio de WordPress en un espacio social. Y dicho esto, vamos a ver el paso a paso para la configuración de todo esto:

Configura una base de WordPress para tu intranet

Para realizar correctamente este paso solo necesitas disponer de una web en WordPress que esté alojada en un servidor público. De no ser así, únicamente tienes que configurar uno de ellos y continuar con el paso posterior, puesto que un sitio web en WordPress es suficiente para actuar de base de la intranet.

Descarga e instala el plugin All-In-One Intranet

Como con cualquier plugin, para instalar All-In-One Intranet tan solo tendrás que ir al panel de control de WordPress, dirigirte al apartado de plugins y en el apartado de búsqueda escribir el nombre de este plugin. Una vez cliques en buscar y te haya aparecido clica en instalar y seguidamente en activar. Ya está, ya lo tenemos. Ahora toca  buscar en la pestaña de ajustes del panel de WordPress dicho plugin y clicar en Configurar.

Configuración de All-In-One

Para la configuración de este plugin no vas a necesitar hacer grandes cambios, puesto que se trata de un proceso automático que empezará por parte del propio plugin una vez lo instales. El mismo sistema te avisará de si la opción “Cualquiera puede registrarse” se encuentra activa o inactiva. Si está activa quiere decir que los usuarios, cualquiera de ellos, tienen acceso a tu sitio y, por lo tanto, debemos desactivar esta opción. 

Una vez hayamos desactivado esto, seguiremos con estos pasos: 

• Elegir la página de inicio de sesión con la que los usuarios se van a encontrar una vez hagan clic en el botón que les permitirá iniciar sesión. Tienes la posibilidad de crear una página con un buen diseño e introducir en ella todas las pestañas que consideres necesarias. 
• De forma paralela, puedes elegir el tiempo de espera por inactividad previo a que el sistema finalice la sesión de usuario. Este paso es importante, ya que se trata de una medida de precaución para no permitir el acceso a personas no autorizadas si se da el caso de que un usuario abandona accidentalmente el sistema en un ordenador al que puede entrar cualquiera, por ejemplo, un ordenador de uso público. 

Una vez terminada la creación de la intranet en WordPress, clica en guardar cambios de manera que se aplique tu nueva configuración. Probablemente, si vuelves a entrar en el sitio web, verás que te pide iniciar sesión de nuevo con la típica interfaz de inicio de sesión de WordPress. 

Descarga e instala el plugin BuddyPress

Este plugin incluye funcionalidades de las redes sociales, con él los integrantes de tu empresa podrán crear perfiles de usuario que les permitirán intercambiar mensajes instantáneos. Además, podrán registrarse y configurar sus propios perfiles, chatea en privado e interactuar de forma social con otros compañeros que hayan iniciado sesión en la intranet. Su compatibilidad con API hace que pueda funcionar bien con muchos de los temas de que dispone WordPress. 

Para que la configuración de BuddyPress sea exitosa existen algunos requisitos técnicos que deben cumplirse como los siguientes:

• PHP 7.2 y versiones superiores.
• Versión 5.6 de MySQL y versiones superiores, o versión 10.0 de MariaDB y versiones superiores.
• HTTPS.

Para instalar el plugin sigue los mismos pasos que con el plugin anterior. Cuando ya esté instalado y activo, clica en Ajustes y ve a BuddyPress para configurarlo. Verás que existen cuatro secciones a la hora de configurarlo:

• En la primera de ellas debemos establecer la página de componentes, en la que se muestran los distintos componentes de los que dispone BuddyPress. Los que ya vienen preconfigurados suelen ser adecuados para la mayoría de los sitios web. De todas formas, siempre puedes cambiar lo que necesites según tus gustos o preferencias. Simplemente, haz clic en guardar cuando termines con este paso y listo.
• Ahora haz clic en páginas para configurar los directorios. Escoge qué páginas quieres configurar para los distintos segmentos de BuddyPress. Este ya viene con páginas preconfiguradas automatizadas, puedes cambiarlas y modificarlas a tu gusto o dejarlas tal cual están. 
• Finalmente, clica en la pestaña de Opciones y, una vez más, revisa los ajustes y haz las modificaciones pertinentes acorde con lo que necesites, ya que algunos parámetros vienen implementados por defecto.

Integración de las páginas de BuddyPress a tu sitio web

Ahora que ya has configurado el plugin de BuddyPress verás que lo que has hecho no se muestra de forma automática en tu web. Para que esto suceda debes ir a Apariencia > Menús y añadir las páginas creadas en BuddyPress al menú. Luego, como siempre, clic en guardar para que los cambios se hagan efectivos. Cuando hayas terminado, dirígete a tu sitio para ver BuddyPress. Y ya está, ¡todo listo!